Arbetsuppgifter utomlands (4 § URA)

Skriv in en övergripande beskrivning av de huvudsakliga arbetsuppgifterna utomlands.

Exempel:

Arbetstagarens namn ska arbeta som titel/befattning med arbetsuppgifter vid institution/arbetsplats.

Stationeringsort utomlands (4 § URA)

Ange vilken ort och land arbetstagaren ska vara stationerad i.

Tjänstgöringsperiodens längd (3–5 §§ URA)

Ange mellan vilka datum arbetstagaren ska vara utsänd. Skrivs som ”tills vidare, dock längst till och med”. Genom att använda den skrivningen  betyder det att kontraktet kan sägas upp i förtid av båda parter. Det är extra viktigt ifall arbetstagaren inte har en tillsvidareanställning hos den utsändande myndigheten. Se vidare i råd till 3 § URA.

Exempel:

Tjänstgöringsperiodens längd är från och med åååå-mm-dd tills vidare, dock längst till och med åååå-mm-dd.

Lön (4 och 7 §§ URA)

Ange månadslön och i vilket års lönenivå som lönen ligger i. Ange här om arbetstagaren ska ha något lönetillägg. Det ska även framgå om och hur arbetstagaren ska omfattas av lönerevisioner under utsändningen.

Exempel om arbetstagaren ska omfattas av myndighetens lönerevision:

Lön: x SEK/månad (åååå års lönenivå)

Lön och kostnadsersättningar utbetalas normalt den 25:e i månaden till arbetstagarens lönekonto.

Arbetstagaren omfattas av myndighetens ordinarie lönerevisionstillfällen.

Exempel om arbetstagaren INTE ska omfattas av myndighetens lönerevision:

Lön: x SEK/månad (åååå års lönenivå)

Lön och kostnadsersättningar utbetalas normalt den 25:e i månaden till arbetstagarens lönekonto.

Lönen avser hela kontraktsperioden. Löneöversyn görs vid återinträde i ordinarie anställning vid myndigheten efter kontraktsperiodens slut.

Lönetillägg

Kan vara antingen månadsvis eller som ett engångsbelopp.

Exempel:

Lönetillägg: x SEK/månad

Lönetillägg: x SEK utges som ett engångsbelopp i anslutning till kontraktsperiodens början

Arbetstid (8 § URA)

Som utgångspunkt har en utsänd arbetstagare förtroendearbetstid. Det är för att det är svårt för arbetsgivaren i Sverige att helt kunna styra över arbetstiden utomlands, framför allt om arbetstagaren står till en annan organisations förfogande. Det kan innebära att den mottagande organisationen har vissa krav på arbetstagarens arbetstid, men det behöver inte rapporteras till myndigheten. Se vidare i råd till 8 § URA.

Exempel:

Arbetstagaren har förtroendearbetstid gentemot myndigheten, men ska följa de arbetstider som gäller vid mottagande organisation. Det vill säga att arbetstagaren följer lokala arbetstider och helgledigheter samt därutöver svensk midsommarafton och julafton. Arbetstagaren har inte rätt till övertidsersättning.

Semester (9 § URA)

Ange antal semesterdagar som arbetstagaren tjänar in. Det behöver inte följa till exempel villkorsavtalen, men antalet semesterdagar per år får inte vara färre än semesterlagens 25 dagar. I vissa fall kan mottagande organisation ha synpunkter på antalet semesterdagar, till exempel EU när en nationell expert ska sändas ut.

Vid kortare kontraktsperioder kan det vara lämpligt att inte bevilja semester eftersom det blir för kort period där arbetstagaren faktiskt är i tjänst. Se vidare i råd till 9 § URA.

Exempel:

Antal semesterdagar: x st. under kontraktsperioden/per kalenderår

Beroende på situation:

·         Den semester som tjänas in under kontraktsperioden ska förläggas och tas ut under kontraktsperioden. 

·         Uttag av semester medges inte under kontraktsperioden. Intjänad semester utges som semesterersättning enligt Villkorsavtalet 5 kap. 16 § i samband med sista löneutbetalning vid kontraktsperiodens slut.

·         Uttag av semester beviljas inte under kontraktsperioden. Intjänad semester ska tillgodoräknas och förläggas inom ramen för ordinarie semesterhantering i grundanställningen vid myndigheten.  

Lön och sjukfrånvaro (10 § URA)

Här är det viktigt att tydliggöra vad som gäller om arbetstagaren blir sjuk. Till exempel kan hanteringen göras enligt bestämmelserna i villkorsavtalen eftersom sjukfrånvaro i sig inte är reglerat i URA. Om arbetstagaren ska sändas ut till en annan organisation (till exempel som nationell expert till EU)  kan den organisationen ha synpunkter på hanteringen av sjukfrånvaro och arbetstagaren kan komma att träffas av den organisationens regelverk. Se även 19 § 1 st. URA om uppsägning av kontraktet på grund av sjukdom.

Ibland kan det vara svårt för arbetstagaren att rapportera sjukfrånvaro till arbetsgivaren i Sverige. I de fallen kan det vara lämpligt att arbetstagaren behåller sin lön vid kortare sjukfrånvaro (se andra exemplet nedan).

Exempel:

Vid sjukfrånvaro tillämpas bestämmelserna i 7 kap. villkorsavtalen.

eller

Arbetstagaren behåller sin lön vid sjukfrånvaro upp till fem kalenderdagar i följd. Därefter ska arbetstagaren kontakta arbetsgivaren som får bestämma hur en fortsatt sjukfrånvaro ska hanteras. [LP2] 

eller[LP3] 

Vid en sjukdomsperiod som uppgår till mer än sju dagar i följd ska arbetstagaren meddela person/funktion samt inkomma med ett läkarintyg. De första sju dagarna betalar arbetsgivaren full lön. Därefter utgår sjuklön till och med dag 14. Från dag 15 betalas ersättning från Försäkringskassan enligt gällande regelverk.

Pension (11 § URA)

Arbetsgivaren är skyldig att säkerställa att arbetstagaren får pensionsgrundande inkomst under sin utlandsstationering. Normalfallet innebär att arbetstagaren omfattas av PA 16 i sin helhet.

Endast i undantagsfall kan annan pensionsplan än PA 16 tillämpas. Se vidare i råd till 11 § URA.

Försäkringsvillkor (12 § URA)

Arbetsgivaren ansvarar för att teckna en URA-försäkring hos Kammarkollegiet innan arbetstagaren påbörjar sin utlandsstationering. Alla eventuella frågor om försäkringen hänvisas till Kammarkollegiet. Anpassa den kursiverade texten nedan utifrån den faktiska familjesituationen för arbetstagaren. Notera att om arbetstagaren inte är socialförsäkrad i Sverige så gäller inte PSA. Se vidare i råd till 12 § URA.

För arbetstagaren gäller:

·         URA-försäkring. Arbetsgivaren tecknar och bekostar URA-försäkring via Kammarkollegiet för arbetstagaren och medföljande familjemedlemmar enligt URA-kontraktet. Hemmavarande familjemedlemmar enligt URA-kontraktet omfattas av URA-försäkringen vid en av arbetsgivaren betald besöksresa.

·         Avtal om statens tjänstegrupplivförsäkring (TGL-S)

·         Avtal om ersättning vid personskada (PSA)

Särskilda anställningsvillkor (13 § URA och bilagan till URA)

Möjliga skattefria ersättningar i enlighet med inkomstskattelagen 11 kap. 18, 21 och 27 §§.

Under den här rubriken anges vilka särskilda villkor som arbetsgivare och arbetstagare är överens om. Arbetsgivaren är inte skyldig att utge något av villkoren. Alla ersättningar ska vara anpassade till verksamhetens behov, uppdragets karaktär och arbetstagarens individuella förutsättningar. Samtliga ersättningar ska alltid vara rimliga och skäliga. Vad som är skäligt beror på omständigheterna i respektive fall. Till exempel högstanivån för merkostnadstillägg följer av Skatteverkets beslut för maxbelopp för merkostnadstillägg. Bostadskostnader varierar beroende på ort.

Se vidare i bilagan till URA (punkt 1–6).

Exempel:

Alla exempel nedan är i förekommande fall.

Ersättning för bostadskostnader

Arbetsgivaren ersätter arbetstagaren för bostadskostnader på stationeringsorten för möblerad bostad med x rum inklusive driftskostnader (såsom normal förbrukning av el, vatten, gas och sophämtning) med faktiska kostnader, dock högst x SEK/månad.

Ersättning för flyttningskostnader vid utresa/återresa

(arbetstagaren hyr omöblerad bostad)                                                                 

Arbetsgivaren ersätter arbetstagaren för flyttningskostnader av bohag i samband med ut- respektive återresa vid stationeringsperiodens början respektive slut med faktiska kostnader, dock högst x SEK totalt.

(arbetstagaren hyr möblerad bostad)                                                               

Arbetsgivaren ersätter kostnaden för extra bagage vid flygresa (x resväskor/person) med faktiska kostnader dock högst x SEK/person/totalt vid ut- respektive återresa med flyg till/från stationeringsorten vid stationeringsperiodens början respektive slut.

Ersättning för kostnader för förskola och barnomsorg 

Arbetsgivaren ersätter avgift för förskola vid Y-förskolan för barnets namn med faktiska kostnader, dock högst x SEK/månad efter avdrag för motsvarande belopp för maxtaxa för barnomsorg i Sverige.

Arbetsgivaren ersätter avgift för fritidsverksamhet vid Y-verksamheten för barnets namn med faktiska kostnader, dock högst x SEK/månad efter avdrag för motsvarande belopp för maxtaxa för barnomsorg i Sverige.

Ersättning för skolkostnader för barn:

Arbetsgivaren ersätter skolavgift (terminsavgift) vid Y-skola för barnets namn med faktiska kostnader dock högst x SEK/termin.

i förekommande fall

Z-kommun har beviljat medflytt av skolpeng vilket avräknats från ovanstående belopp.

Ersättning för resekostnader

Utresa/återresa

Arbetstagaren bokar utresa respektive återresa för sig och medföljande familjemedlemmar enligt detta kontrakt vid utlandsstationeringens början och slut i enlighet med X-myndighetens resepolicy och reserutin på arbetsgivarens bekostnad.

alternativt: Arbetstagaren medges ersättning för resekostnader vid utresa respektive återresa från Sverige till stationeringsorten i samband med utlandsstationeringens början och avslutande. Kostnaden för resan ersätts med faktisk kostnad, dock högst x SEK totalt.

Semesterhemresa:

En semesterhemresa per 12-månadersperiod bekostas av arbetsgivaren för arbetstagaren och medföljande familjemedlemmar enligt detta kontrakt med faktiska kostnader, dock högst x SEK totalt.

Besöksresa:  

Hemmavarande familjemedlemmar enligt detta kontrakt medges ersättning för en besöksresa per familjemedlem och 12-månadersperiod till stationeringsorten med faktiska kostnader dock högst x SEK/person/besöksresa.

Upplysning: Omvänd besöksresa för arbetstagaren:  

Efter förfrågan från arbetstagaren till arbetsgivaren, kan arbetsgivaren medge att arbetstagaren i stället för att hemmavarande familjemedlemmar nyttjar respektive medgiven besöksresa enligt detta kontrakt, får byta dessa mot en resa för arbetstagaren i ”omvänd riktning”. Kostnaden ersätts högst med belopp motsvarande en familjemedlems besöksresa.

Ersättning för hälso- och sjukvårdskostnader

Arbetsgivaren tecknar och bekostar Kammarkollegiets URA-försäkring för arbetstagaren och medföljande familjemedlemmar enligt detta kontrakt. Därutöver bekostar arbetsgivaren inga sjukvårdskostnader eller mediciner för sjukvård i stationeringslandet. Arbetstagaren uppmanas att se över sitt privata sjukförsäkringsskydd för sig och sina medföljande familjemedlemmar inför utlandsvistelsen, att via Försäkringskassan beställa och ta med nödvändiga intyg samt ta reda på vad som gäller avseende ersättning för vård i stationeringslandet. 

Om sjukvård medges, anvisa klinik/läkarmottagning samt faktiska kostnader dock högst x SEK totalt.

Ersättning för övriga merkostnader - Merkostnadstillägg: 

Ersättning för övriga merkostnader, Merkostnadstillägg enligt URA medges med 100 procent av gällande högstbelopp/månad för stationeringsort x, för närvarande åååå-mm[LP4] , med följande belopp;

För arbetstagaren (namn):                        x xxx SEK/månad

För medföljande make/maka/sambo (namn):                x xxx SEK/månad

För medföljande barn (namn):                 x xxx SEK/månad

 För medföljande barn (namn):                x xxx SEK/månad

i förekommande fall

Ersättning för utökat transportbehov

Arbetstagaren medges ersättning med 100 procent av gällande högstbelopp för utökat transportbehov för närvarande åååå, x SEK/månad.[LP5] 

Alternativt även för medföljande vuxen

För medföljande make/maka/sambo medges ersättning med 100 procent av gällande högstbelopp för utökat transportbehov för närvarande åååå, x SEK/månad.[LP6] 

Medföljandetillägg

Ersättning för medföljandetillägg enligt URA, medges med

100 procent av gällande högstbelopp, för närvarande åååå, x SEK/månad [LP7] för medföljande maka/make/sambo (namn).

Kommentar:

Nivåerna för maxbelopp för både merkostnadstillägg och medföljandetillägg kan förändras under en utlandsstationering. Därför är rekommendationen att ange en procentsats av maxbeloppet. Det kan vara olika procentsatser för olika familjemedlemmar.

Som exempel, maxbeloppet för merkostnadstillägg för vuxen på en ort är 5 000 SEK. Vid ett årsskifte minskar maxbeloppet till 4 000 SEK. Arbetstagaren har medgetts ersättning med 100 procent av gällande högstbelopp och den medföljande sambon har medgetts ersättning med 50 procent av maxbeloppet. Innan årsskiftet fick den utsände 5 000 SEK per månad och den medföljande sambon 2 500 SEK per månad i merkostnadstillägg. Efter årsskiftet får den utsände 4 000 SEK per månad och den medföljande sambon 2 000 SEK per månad i merkostnadstillägg.

Arbetstagarens uppgiftsskyldighet (15 § URA och anmärkning till 4 § URA)
Arbetstagaren har skyldighet att lämna uppgifter till myndigheten om förhållanden som har betydelse för bedömningen av innehållet i detta kontrakt (se 15 § URA och anmärkning till 4 § URA).  

Uppsägning av URA-kontraktet (18 § URA)

En ömsesidig uppsägningstid om x veckor/månader gäller.

Uppsägningen ska vara skriftlig.

Se vidare 16–20 §§ URA.

Uppgifter om vilka familjemedlemmar som omfattas av detta kontrakt 

Fyll i personuppgifter till medföljande och/eller hemmavarande familjemedlemmar. Om arbetstagaren inte har medföljande eller hemmavarande familjemedlemmar så kan rubriken tas bort. Definitionen av vilka som är familjemedlemmar enligt URA-avtalet finns i 2 § URA och rådet till paragrafen.

Övriga uppgifter

i förekommande fall 

Inför utlandsstationeringen anvisar och bekostar arbetsgivaren vaccinationer som behövs för arbetstagaren och medföljande familjemedlemmar enligt detta kontrakt.                                    

OBS Notera att medföljande familjemedlemmars vaccinationer är skattepliktiga

i förekommande fall

Inför utlandsstationeringen och vid återkomst efter utlandsstationeringsperioden slut bekostar arbetsgivaren anvisad läkarundersökning för arbetstagaren och medföljande familjemedlemmar enligt detta kontrakt.   

OBS Notera att sådana läkarundersökningar är skattepliktiga

i förekommande fall 

Tjänsteresor kan förekomma under utlandsstationeringsperioden. Tjänsteresor ska beordras av arbetsgivaren i förväg. Reseräkning ska göras i enlighet med vad som gäller vid X-myndigheten.

Upplysning

I 12 kap 24 § finns bestämmelser om möjlighet för en arbetstagare att yrka avdrag hos Skatteverket för faktiska resekostnader för högst en hemresa per vecka inom EU/EES-området om arbetstagaren på grund av sitt arbete vistas på annan ort än där hans/hennes familj bor.

i förekommande fall 

·         eventuella uppförandekoder (bifogas)

·         eventuellt andra anvisningar, riktlinjer, policyer

·         uppgift om kontaktperson vid hemmamyndigheten 

Bilaga:
Exempel på vissa förhållanden att uppmärksamma inför skrivning av utlandskontrakt[LP9] 
1.      Har arbetstagaren genomgått läkarundersökning?

2.      Har arbetstagaren fått de vaccinationer som behövs?

3.      Har arbetstagaren fått de uppehålls- och arbetstillstånd som behövs?

4.      Har medföljande familjemedlemmar som omfattas av kontraktet genomgått läkarundersökning och fått de vaccinationer och uppehållstillstånd som behövs?

5.      Beskattas arbetstagarens lön under utlandstjänstgöringen i Sverige?

6.      Omfattas arbetstagaren av svensk socialförsäkring? (kontrolleras hos Försäkringskassan)

7.      Övrigt.